Auch wenn Meetings die Liste der Produktivitätskiller oft anführen: Viele Manager scheinen Sitzungen insgeheim zu mögen. Warum?
- Sitzungen fördern soziale Kontakte: Alleine zu arbeiten ist für viele kein Spass. Menschen tauschen sich gerne aus. Sitzungen erfüllen eine wichtige soziale Funktion – selbst wenn inhaltlich nichts dabei rauskommt.
- Jeder bleibt im Loop: Stabile Teams werden zum Auslaufmodell: Immer öfters wird in Projekt- oder Matrixorganisationen gearbeitet. Meetings ergänzen die formale Unternehmenskommunikation mit den informellen Informationen, die an Meetings fliessen. So bleiben die Leute im Informationsloop.
- Sitzungen bedeuten Status: Die Einladung zu vielen Sitzungen bedeutet, dass die eigene Meinung geschätzt wird. Zudem können Sie Einfluss auf wichtige Entscheidungen nehmen. Eine Präsentation im Managementboard bringt Sichtbarkeit und kann den eigenen Stellen- und Selbstwert erhöhen.
Quelle: Blog von Ron Ashkenas, HBR
Die gute Nachricht ist: Dafür brauchen Sie keine langweiligen und langatmigen Meetings. Diese Vorteile lassen sich auch mit produktiven Meetings erreichen!
Vorbereitung
Mit Meetings binden Sie viele Ressourcen. Es ist deshalb nur professionell und fair, wenn Sie sich richtig vorbereiten. Was ist das Ziel des Meetings? Was soll der Output sein? Welchen Input braucht es dazu? Wer muss eingeladen werden? Welche Agendapunkte müssen dazu gesetzt werden. Wer soll welchen Agendapunkt behandeln? Wie soll das jeweilige Thema behandelt werden? Wieviel Zeit wollen Sie für welches Thema einsetzen? So schriftlich vorbereitet sorgen Sie für ein effizientes und effektives Meeting, bei dem wirklich mehr rauskommt als reingeht.
Tune In & Fokus
Treffen Sie sich einige Minuten vorher, so dass die Leute ankommen können. Plaudern Sie ein wenig bei einem Kaffee oder so. Das ist eine wichtige soziale Funktion. Starten Sie mit der Zielsetzung und gehen Sie die Topagendapunkte vorab kurz durch. Sorgen Sie dafür, dass Einigkeit über die Inhalte und Zielsetzungen besteht. Ändern Sie sofern nötig, die Agenda.
Entwicklung
An schlechten Meetings wird nichts entschieden, was nicht vorher schon beschlossene Sache war. An guten Meetings entwickeln Sie die Ideen zu den Themen zusammen mit den Teilnehmenden. Statt eine „freie Diskussion“ zu führen stellen Sie zuerst das Thema vor. Sammeln Sie zusammen die zu klärenden Fragen und lassen Sie dann kleine Gruppen von 2-3 Leuten Antworten, Ideen oder Lösungen entwickeln.
Präsentation & Integration
Die von den kleinen Gruppen entwickelten Lösungen werden jetzt präsentiert. Verständnisfragen sind möglich, aber die Ideen werden noch nicht bewertet. Sobald alle Beiträge bekannt sind, diskutieren Sie die jeweiligen Lösungen. Handeln Sie nach dem Prinzip des „best of“, wo Sie die verschiedenen Lösungen zu einer zusammenführen. Visualisieren Sie komplexe Zusammenhänge anschaulich und verdeutlichen Sie die Zwischenergebnisse. Fassen Sie den Entscheid zusammen und halten Sie ihn schriftlich fest. Schliessen Sie erst das Thema mit dem Aktionsplan ab und verfahren Sie mit den anderen Agendapunkten ebenso.
Aktionsplan
Erstellen Sie zusammen einen Aktionsplan bei dem klar wird, was zu tun ist, welche nächsten Schritte gemacht werden müssen, wer der Owner und wer die Mitwirkenden sind, bis wann diese Schritte erledigt sind und welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen, damit diese Schritte zum Erfolg führen.
Reflexion
Danken Sie den Teilnehmenden für ihre Beiträge und ihre Zeit. Holen Sie ein Feedback ein: Was lief an dem Meeting gut? Wo wäre noch Potential, das Meeting noch effizienter und effektiver zu gestalten. Wie könnte das erfolgen. Was nehmen Sie sich für das nächste Meeting vor?
Bauen Sie die Ideen zur Verbesserung beim nächsten Meeting mit ein. So zeigen Sie, dass Sie Feedback ernst nehmen und geben ein Vorbild wie ständige Verbesserung als Entwicklungsprinzip funktioniert