Silent Start Meetings - Grossartige Meetings?

Ein Meeting ist der Ort wo viele reingehen aber nichts rauskommt... 

Meetings haben einen schlechten Ruf! Schauen Sie mal die Ergebnisse der Umfragen an und vergleichen Sie diese mit sich und Ihrem Umfeld: 

• 50% aller Führungskräfte sind von den endlosen Besprechungen genervt. – Und Sie? 
• 47% aller Sitzungsteilnehmer denken an was anderes, als das, was am Meeting besprochen wird. – Und Sie? (Übrigens: 20 der Briten denken in Meetings an Sex. Und – ähm...)
• 32% der Befragten halten Meetings generell für eine reine Zeitverschwendung. – Und Sie? 
• 40% aller Befragten wünschen sich interessantere, kürzere und vor allem effektivere Meetings. – Und Sie? 
• 70% kommen ohne PC und Beamer nicht aus. – Und Sie? 
• 33% der Befragten reflektiert die Sitzungsergebnisse und den Weg, der sie dorthin geführt hat; der Rest selten bis nie. – Und Sie? 
• 44% der Projektmanager brauchen ein Meeting um das Meeting vorzubereiten. – Und Sie? 

Kein Wunder, suchen Manager und Berater auf der ganzen Welt nach neuen Lösungen für bessere Meetings. Der neuste Trend, der auf Jeff Bezos, Gründer und Chef von Amazon zurückgeführt wird, heisst «Silent Start Meetings».  Ist das mehr als «eine neue Sau, die durchs Dorf getrieben wird», wie es mancherorts heisst? 

Was ist ein Silent Start Meeting? 

Nun, es beginnt mit dem einfachsten und dem offensichtlich schwierigsten überhaupt: Mit Schweigen, also Stille. In der Chefetage von Amazon heisst das, dass die ersten 30 Minuten nicht gesprochen wird. Dieser «Silent Start» dient den Teilnehmern dazu, sich vorzubereiten, also die Agendapunkte zu studieren, das Sitzungsmemo zu lesen, die Unterlagen zu sichten, sich ihre Gedanken zu machen, ihre Meinung zu bilden oder Fragen aufzuschreiben und sich so auf die Diskussion vorzubereiten. Jeff Bezos ist offensichtlich davon überzeugt, dass sich diese Anfangsinvestition lohnt. 

 «Silent Start» lohnt sich aus meiner Sicht wohl überall dort , wo Meeting-Teilnehmer chronisch schlecht vorbereitet sind. Und mal ehrlich: Wo ist das nicht der Fall, wo doch die Manager mit hechelnder Zunge von Meeting zu Meeting hetzen?  

Was ist die Voraussetzung für das Silent Start Meeting?

1. Erste Voraussetzung ist, dass der Sitzungsverantwortlichen respektive die Verantwortlichen der jeweiligen Agendapunkte ein Memo oder eine andere Art der Möglichkeit sich vorzubreiten, zu Beginn des Meetings abgeben. Das ist zwar aufwendig aber notwendig und hat auch den Effekt, dass sich die Verantwortlichen den Aufwand wenn möglich sparen möchten, womit bereits weniger Meetings stattfinden. 
2. Zweite Voraussetzung ist, dass die Disziplin eingefordert wird, trotzdem pünktlich zu erscheinen und nicht einfach später zu kommen. 
3. Dritte Voraussetzung ist, diese Zeit während dem Meeting wirklich für die Vorbereitung und eben nicht anderweitig zu nutzen. Das heisst, Mobiltelefone und PC sind während des Meetings tabu. 

Alternative zum Brainstorming? 

»Silent Start Meetings» werden gar als Alternative zum Brainstorming gesehen. Durch die Vorbereitung beeinflussen sich die Sitzungsteilnehmer nicht gegenseitig vorschnell mit unreflektierten Ideen, sondern haben die Chance, zuerst die eigenen Gedanken zu klären und zu notieren, bevor sie sich einbringen. So wird die Qualität des Austauschs erhöht. Beim Brainstorming ist das umgekehrt, was der Ideenvielfalt der Sitzung nachweislich schadet (vor allem, wenn dieses Instrument nicht professionell eingesetzt wird...). 

Ein leerer Stuhl für den Kunden!

Ein Tipp: Mit zunehmender Digitalisierung werden die Kundenbedürfnisse noch wichtiger, wie Studien (z.B. Digital Work Design – Turning Risks into Chances, TU München), zeigen. 

Nicht umsonst stellt Jeff Bezos bei Management Meetings einen leeren Stuhl in die Runde, welcher den Kunden repräsentieren soll. Dieser wird im Verlauf des Meetings immer wieder mal durch eine Person eingenommen, welche die Stimme des Kunden sprechen soll. Ein Versuch lohnt sich doch...

Lust auf wirklich effiziente Meetings?

„Silent Start Meetings“ halte ich für eine interessante Idee, auch als ersten Musterbrecher. Es gibt mehrere weitere effektive Methoden, welche sich beliebig - einzeln oder auch in Kombination - einsetzen lassen und sich so wirklich produktive Meetings gestalten lassen. Wir haben nach dem «best of Prinzip» die einfachsten und wirksamsten Werkzeuge für effektive und effiziente Meetings zusammengestellt. 

Wenn Sie also Interesse und Lust haben, Ihre Meetings im 2019 unter das Motto »effizient, sinnvoll und wirksam» zu stellen und hunderte wertvoller Stunden produktiver einsetzen wollen, freue ich mich auf Ihren Kontakt.